Verwaltungsbeauftragte erfassen und aktualisieren beispielsweise die Daten von Helferinnen und Helfern, führen bei Dienstabenden und Übungen Anwesenheitslisten, kennen den Ausbildungsstand der Einsatzkräfte und pflegen alle THW-Datenbanken. Darüber hinaus behalten sie die Finanzen des Ortsverbands im Blick. Dementsprechend sollten Verwaltungsbeauftragte gute kaufmännische Fachkenntnisse mitbringen und sich in der Büro-IT heimisch fühlen. Diese Kenntnisse müssen Verwaltungsbeauftragte jedoch nicht bereits in den Ortsverband mitbringen: Ein spezieller THW-Lehrgang bereitet die Funktionsträger auf ihre Aufgaben vor.